传统的会议组织都会涉及会前准备、会中研讨、会后汇总等繁琐的工作。加之企业的特殊性质，很多会议涉及不同等级的资料保密。目前，公司各类会议均采用传统的组织方式，所以存在会前纸质资料与铭牌准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力；会场排位手工管理、机动性差、效率低；演讲信息集中于传统大屏幕，距离远者观看困难，且不便实时交互；会议中资料修改情况难以记录，讨论过程无法保存；与会人员与服务人员间沟通不畅；纸质材料可能导致泄密，安全无法保障，对高端机密会议造成严重威胁，可能导致重大损失等等问题。随着信息化会议时代的来临，对智能会议需求不断提高，网络的应用、轻薄高清显示设备面世、触摸技术的不断提高等使智能化会议普及成为了可能。
同时，会议资料管理还处在传统的文档管理方式。会议资料打印成册，既浪费了人力、财力，又增加了内部会议资料泄露的风险。无纸化会议管理系统的建设可提高自动化办公效率，实现无纸化会议、无纸化案件讨论，可降低行政办公费用，提高协同办公效率。
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1.具体功能
实现会议管理的主体功能：包括会前准备（具备多会议管理功能）、会议主持（每台客户端均可作为支持机、具有强切功能）、会中签到（以会议桌模拟图指示灯显示签到状态）、资料共享（多种格式文档）、电子白板、信息互动、后台管理、支持远景多系统终端交互, 平板及手机用户可以在较远的座位上本地化观看大屏幕的内容,灵活性强. 支持ios、Android系统的手机、平板扫描二维码投影随时参与会议等功能。
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所有功能按照以下原则设计、实施：
1.1. 实用性和先进性
采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。采用先进的系统架构体系、软硬件和通讯技术设备，做到配置和技术应用的先进。
1.2. 安全可靠性
保证系统安全稳定运行，音频系统设备必须具有高可靠性，避免发生故障。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段、故障监控等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。
1.3. 灵活性和扩展性
为适应音频系统技术和设备的不断更新与发展，系统具有良好的灵活性和可扩展性，能够根据不同使用需要，兼容不断更新设备及技术功能，方便扩展。同时具备支持多种通信媒体、多种物理接口的能力，提供技术升级、设备更新的灵活性。软硬件符合行业标准，并且系统的设备选型和设计容量完全满足整个公司的以后发展对系统扩展的需要。
1.4. 互连性
具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互连互通的特性，确保系统作用可以充分发挥。
1.5. 经济性
完成后的系统应以较少的人员投入来维持运转，提供系统的高效能与高效益。
1.6. 可管理性
采用智能化可管理的设备、先进的中央控制系统管理软件。能够实现监控、检测整个系统的运行情况，可以迅速确定系统故障，提高系统的运行性能、可靠性，简化系统的维修工作，为系统的使用和管理提供必要的保障。
1.7. 系统的安全性和保密性
系统在网络安全、及时修复等方面具有可靠的保障措施，确保系统数据的安全性和系统运行的安全性。
1.8. 可用性
保证7*24小时不间断连续运行，防止系统崩溃。
1.9. 用户使用体验
1.10. 该系统需要满足不同层级人员的使用习惯，满足对电子类产品不同使用熟练程度的用户使用需求。
1.11. 系统的扩展性
系统软件和硬件方面均具备较好的扩充性，软件方面能够支持多种操作系统的使用。硬件方面支持以后便捷的进行功能扩展或设备级联，支持标准线缆或通讯设备的使用。
1.12. 与其他系统集成
开放系统接口，与现有的办公系统或其他多媒体系统进行集成。
1.13. 用户使用培训
为了能够更好的发挥该系统的特点，需要对使用会议系统的人员、会场外服务人员、技术人员做细致的培训。提高服务质量并且能够快速处理系统故障保障会议顺利召开。
1.14. 全数字全网络化架构，布线简介，维护方便
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主要功能介绍：
会前准备（会议管理者登陆后台管理界面后进行，需用户名和密码）
Ø 多会议室定义 编辑及分组会议室
l 可以任意合并和拆分多个会议室
l 可以定义每个会议室使用的投影仪、服务台
Ø 多会议预设 预设多次会议
l 预设多次会议信息，为每次会议设置不同的参会人员、会议资料等
l 支持不同会议之间的会议信息克隆
Ø 会议安排 将不同会议安排在不同会议室的不同时间段
l 支持会议室资源管理
l 支持按照会议安排表自动切换会议
Ø 系统设置
l 设置网上浏览的主页
l 设置网络中控的主页
l 设置网络代理
Ø 会议概况 编辑及设置会议基本信息
l 设置会议主题、主持人、会议秘书、会议服务、会议时间、会议地点。
l 设置会议权限、会议室布局图等
Ø 文件分发 上传会议文件
l 编辑文件分类（上传PDFPPTWord文档）
l 编辑会议文件列表（对应每种会议文件格式的列表）
l 设置每一个文件对每一位与会者的查看权限（可设置禁止阅读）
Ø 投票设置 设置及管理会议投票
l 编辑会议投票标题、选项、说明、类型
l 设置每个投票的权限
l 控制投票的起讫时间
l 支持投票信息的导入和导出
Ø 首页设置 设置开机欢迎界面
自定义背景图片
l 设置会议主题、座位、姓名、职务等信息的显示方式（字型字号字的颜色及布局）
l 保存设置后实时生效
Ø 人名屏设置 编辑外侧屏的显示内容（只适用于双面屏产品）
l 设置显示内容（会议名称或单位、人名、职称、职务）的字型字号字的颜色
l 设置显示内容的整体布局
l 设置背景图片
Ø 视频管理 配置视频直播、点播
l 上传视频文件
l 配置流媒体源
会中功能
Ø 会议签到 参会人员签到（后台可设置免签到）。
l 一键触摸，快速签到，后台自动记录签到状态。
l 签到后，参会者可以观看基本会议概况内容
l 签到状态统计结果可直接导出为excel文件。.png)
Ø 参会人员 显示参会人员的基本信息
l 以排位图的形式显示与会者人员的座次,该排位图与会议室外门牌图相对应.
l 以列表的形式显示与会者人员的坐席号、姓名、单位、职位、签到时间
l 支持与会者列表信息的导入导出（Excel格式）.png)
Ø 会议文件 显示并打开管理员分发的会议文件
l 支持文件分类(wordExcelPPTPDF 等)
l 支持权限控制
l 支持各种办公文件格式.png)
Ø 同步现场 支持打开文档并同步共享演示文档
l 支持打开并查看文档
l 支持在线修改文档
l 支持批注文档并保存
l 支持共享演示文档到其他终端
l 支持共享演示文档到投影仪
Ø 会议记录 会议过程随手笔记
l 支持格式化编辑（Word格式）
l 支持导出到U盘
l 支持上传到服务器
l 支持手写、无线键盘、手写板书写多种形式
Ø 电子白板 可在模拟白板上进行手写演示，使会议变得形象生动
l 支持铅笔、直线、矩形、圆形、椭圆形、文本、图片等工具
l 支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等
l 支持多人同时共享在同一白板上书画
l 所以图像都保存为矢量图，所有比划步骤都支持单步撤销
l 支持白板存档、载入，支持将白板内容同步到投影仪.png)
Ø 交流提示 支持与会者之间实时交流
l 支持单选、多选收件人
l 支持发送、接收信息的实时显示
l 支持消息回复、公告发布
l 支持所有信息的记录存档
Ø 网页浏览 浏览以太网
l 支持输入HTTP地址浏览网页
l 支持登陆办公系统
l 支持登陆邮箱
Ø 个人资料 可以导入本地私有文件
l U盘等移动设备导入到本地终端
l 不共享、安全性好
l 会后自动删除
Ø 会议投票 提供会议现场的投票表决功能
l 支持投票列表、投票说明描述
l 投票形式支持自定义（多选一，多选多）。
l 支持多种投票模式（记名/匿名/弃权）。
l 投票结果自动统计、图形化显示。
l 支持投票权限控制、投票结果查看权限控制
Ø 视频服务 播放视频文件、直播源
l 支持播放服务器上的视频文件
l 支持播放流媒体视频源（例如：本地摄像头视频、远程视频、DVD等）
l 支持浮动放大全屏、四画面及浮动窗口观看
Ø PC模式 把无纸化终端作为普通PC电脑使用(支持同步共享桌面)
Ø 主持功能 主席机特有
l 支持对代表席功能的控制
l 支持锁定代表席的桌面
l 控制交流提示权限
l 支持对客户端强切执行同步文件
Ø 中控功能 操作接入中控的设备
l 直接控制终端升降、开关机
l 支持升降器控制、灯光控制、空调控制、窗帘控制等（需要接第三方网络中控）
会后归档
Ø 会议归档 会议过程文件打包备案保存
l 可选需要保存的内容
l 可保存为文件夹目录
l 可保存为压缩包
附加功能
Ø 外接电脑演示支持
l 支持外接PC电脑
l 外接PC电脑可以共享桌面到每个无纸化终端
l 外接PC电脑可以共享桌面到投影仪
l 只需外接电脑连入无纸化系统的局域网并运行配套的绿色软件即可
Ø 移动式平板集中控制
l 9.7寸电容式触摸屏,双核，16G内存, 支持蓝牙l WI-FI无线技术l Wi-Fi功能支持802.11 a/b/g协议；
l 长效锂电池， 在50%亮度下维持时间不小于5小时,带充电器连接线等附件；
l 可实现对无纸化一体机升降的控制等功能；
l 可分组控制、集中控制升降器
l 可单独或统一控制终端的开关机
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Ø 会议信息门牌显示
l 便于与会者会前在会议室门外查看会议相关信息及确认自己座位号
l 已签到与会者桌位模拟图座位灯变绿色，未签到为灰色
l 屏幕右侧区域显示相关会议信息
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